SMART Scope Management 4.0

Wie Sie Ihre Lieferanten in die Ergebnis-Steuerung einbinden

 

Warum wird die Strukturierung zum Top-Thema?

Erstens: Weil in der Praxis die Strukturierung zur Einbindung der Lieferanten häufig vernachlässigt wird. Dies ist auch der Tatsache geschuldet, dass Funktionalitäten zur Strukturierung nicht standardmäßig in Projekt-Management-Software-Werkzeugen implementiert wurden.

Zweitens: Weil ändernde Handelsabkommen mehr Flexibilität in der Zusammenarbeit fordern, wird die Strukturierung der Aufträge zur Schlüsselkompetenz.

Drittens: Weil etwas fehlen muss, wenn trotz zertifizierten Prozessen / Projekt Managern und > 1 Mio PM-Tools, Analysen zeigen, dass zwischen 2014 und 2018 die Probleme in der Zusammenarbeit zugenommen haben.

 

Lieferanten erzeugen Wissen. Wissen, das sich im Projekt LifeCycle durch Arbeitspaket-Ergebnisse aufbaut und für die Schulung, den Betrieb und die Instandhaltung der Funktionen, Produkte, Baumassnahmen, etc. gebraucht wird.

Für die Einbindung der Lieferanten gilt somit, die Projekte vorausschauend so zu strukturieren, damit sich die Arbeitspaket-Ergebnisse im „Projekt-Puzzle“ einordnen können und zum Review / Freigabe der Schnittstellen und Inhalte interpretierbar sind.

Durch die Strukturierung sollen die Ergebnisse proaktiv planbar und mittels Dokumentenlisten beauftragt werden können. Die Ergebnisse sollen steuerbar werden und eine problemlose Zusammenarbeit garantieren.

 

Lieferanteneinbindung

Die Einbindung der Lieferanten in die Ergebnis-Steuerung gelingt durch Strukturierung zur Bildung des «roten Fadens» im Projekt LifeCycle. Denn ohne Strukturierung keine Projekt-Planung und ohne Planung keine Projekt-Steuerung!

  1. Der «rote Faden» wird durch das Zusammenspiel der Work Breakdown Structure (WBS) mit dem Project Structure Plan (PSP) gebildet.
  2. Die Strukturierung ermöglicht die problemlose Zusammenarbeit durch das Zusammenspiel der Planung der Ergebnisse in der WBS-Struktur mit der Beauftragung der Ergebnisse in der PSP-Struktur.
  3. Die Zusammenarbeit in der Steuerung der Ergebnisse erfolgt in einer einzigen, gemeinsamen Ergebnis-Statusliste.
  4. Die «Excel-like» Ergebnis-Statusliste in einer einfachen, selbsterklärenden Software Lösung vereinfacht die Zusammenarbeit signifikant.

Fazit: Durch die Einbindung der Lieferanten in die strukturierte Ergebnis-Statusliste in der «Excel-like» Software Lösung basieren die Key Performance Indikatoren auf dem belastbaren, effektiven Arbeitsfortschritt.

 

1. Der «roten Faden»

Mit dem Entscheid ein Projektvorhaben zu realisieren, beginnt die Übersetzung des Projekt-Designs in die planbare WBS-Struktur in der Ergebnis-Statusliste. Der „rote Faden“ im Projekt LifeCycle wird durch die Verlinkung der WBS-Struktur mit der standardisierten PSP-Struktur zur Steuerung der Beauftragungen gebildet. Dies ist der entscheidende Schritt, um Projekte termin- und kostengerecht abzuwickeln.

Die Auftrags-Dokumentenlisten werden durch Filterfunktion erzeugt!

Mit der Beauftragung der geplanten Arbeitspaket-Ergebnisse werden die Dokumentenlisten zur Einbindung der Lieferanten erzeugt. Sie bilden die Brücke, welche die Planung der Ergebnisse mit der Steuerung der Ergebnisse verbindet. 

 

2. Die Strukturierung

In der ablauforientierten Work Breakdown Structure (WBS) wird das Projekt auf die Arbeitspakete herunter gebrochen, welche mit den Bestell-Positionen im standardisierten, beschaffungsorientierten Project Structure Plan (PSP) zur Beauftragung verlinkt werden.

 

3. Die Zusammenarbeit

Die Ergebnis-Statusliste nimmt die zentrale Rolle in der Zusammenarbeit ein. Hier werden die zu füllenden Ergebnis-Schubladen den Lieferanten zugewiesen und hier werden die Ergebnisse gesammelt, geprüft und freigegeben. Hier wird aber auch der effektive Arbeitsfortschritt zur Bestimmung der belastbaren Performance-Indikatoren beurteilt.

 

4. Die Ergebnis-Statusliste

In der «Excel-like» Software Lösung PCC (Platform Communication Control) wird der Scope plan- und steuerbar strukturiert, die Dokumentenlisten der Lieferanten-Aufträge erzeugt, die Arbeitspaket-Ergebnisse proaktiv geplant und flexibel gesteuert, sowie die Historie der Ergebnisse festgehalten.

 

Fazit: Der Forecast basiert auf dem effektiven Arbeitsfortschritt

Die Umsetzung des Plan-Kredits der PSP-Elemente in Ergebnisse wird durch die Bestell-Positionen der Aufträge, die offenen Bestell-Positionen, die Änderungen und die erwarteten Nachforderungen verfolgt. Durch die Zuordnung der Arbeitspaket-Ergebnisse zu den Bestell-Positionen der PSP-Elemente basieren die Performance Indikatoren auf dem effektiven Arbeitsfortschritt und sind dadurch belastbar.